Оптимизация рабочего пространства руководителя

Современный руководитель должен всегда держать руку на пульсе организации. От этого зависит успех и прибыльность проектов и бизнеса в целом.

От рабочего пространства руководителя зависит атмосфера в компании. Именно поэтому важно его оптимизировать. Правильная организация поможет повысить эффективность работы, а значит и эффективность бизнеса. Несколько простых приемов позволят без труда оптимизировать пространство.

  1. Имейте под рукой записную книжку или бумагу для записок и 2 ручки (одну про запас). Все, что записано, точно не забудется, а голова болеть не будет от огромного количества информации.
  2. Ведите ежедневник и календарь собственного рабочего дня. Сегодня это удобно делать с помощью электронных календарей, которые напомнят о деловой встрече, дне рождении коллеги и даже о приеме врача. Планирование в календаре позволит избежать накладок и необходимости жертвовать одной встречей ради других. А для удобства совещания можно отметить в календаре каждого участника.
  3. Освободитесь от аналитики. С помощью систем управления портфелями можно оставить аналитику компьютеру. А на выходе получить сводные графики и таблицы, которые можно уже использовать в работе.
  4. Освободите свой рабочий стол. Оставьте на столе только компьютер и записную книжку, а все остальное уберите в ящики. Если у вас много входящих и исходящих документов, то переведите их в электронный документооборот. Если же это невозможно, то поставьте два лотка для бумаг. Один – исходящие, а другой – входящие. И старайтесь держать их пустыми. А в случае электронных документов не оставляйте письма неотвеченными и вовремя согласовывайте документы. Пустое рабочее пространство мотивирует на продуктивную работу.

Подводя итог можно сказать, что современному руководителю важно интегрировать в свое рабочее пространство системы для автоматизации и управления рабочих процессов. Они помогут освободить рабочее время, повысить эффективность и уменьшить процент ошибки из-за усталости лиц, принимающих решения.

Срыв сроков

Срыв сроков – это страшный сон для большинства сотрудников, начиная от руководителя проекта до директора компании. Срыв сроков по проектам влечет за собой массу негативных последствий, таких как штрафы, кассовые разрывы, удорожание проекта и, как следствие, уменьшение маржинальной доходности, репутационные риски и недовольство заказчика.

Причины, по которым произошло негативное событие для компании, могут быть разные, основные из них:

  1. Синдром студента — это когда работа по проекту откладывается на последний день;
  2. Замалчивание исполнителем проблем по текущему проекту;
  3. Проблемы с коммуникацией в компании;
  4. Ручной режим управления — при наличии в компании одновременно нескольких проектов, руководителю нереально отследить все нюансы в режиме онлайн.

Внедрение системы проектного управления позволит решить проблему срыва сроков. Система настроена таким образом, что делает весь процесс реализации проекта прозрачным для руководства, и подразумевает личную ответственность всех сотрудников, от исполнителя до руководителя проекта. Система представляет собой единую панель мониторинга всех проектов компании для участников, реализующих проект, с возможностью оперативного анализа отклонений и принятия управленческих решений.

Дашборд – эффективный инструмент руководителя

Как много времени тратит директор на аналитику состояния компании?
В среднем 30% рабочего времени занято исследованием отчетов и построением аналитических диаграмм. Чем больше компания, тем больше отчетной документации.

В наше время аналитику можно автоматизировать. Современная система управления проектами предполагает сбор информации и анализ ее в режиме реального времени. Программа сводит все в единый слайд информации, который можно использовать на совещаниях, презентациях или при общении с клиентами и заказчиками.

Дашборд — это наглядное представление информации о бизнес-процессах, о состоянии какого-то проекта или портфеля. С помощью дашборда можно увидеть значения конкретных показателей, как они изменяются, к чему это приводит. А обновление в режиме реального времени позволяет оперативно получить информацию о состоянии объектов.

Использование этого инструмента позволяет повысить эффективность совещаний на 20%, сократить время, затрачиваемое на анализ, освободить рабочий день для эффективного управления ресурсами и работы над новыми идеями и проектами.

Принятие конструктивных решений на основе онлайн-отчетности

Любая современная организация способна успешно конкурировать на рынке только при условии мгновенной адаптации при изменениях условий бизнес-среды. В процессе планирования и достижения целей менеджеры решают вопросы по определению работ и ресурсов, стоимости и графикам платежей, организации рабочего пространства и взаимодействия сотрудников внутри проектов. Зачастую организация одновременно реализует до нескольких десятков проектов. Поэтому точное формулирование целей и эффективное их достижение являются залогом успешного развития любой компании.

При наличии в компании систем проектного управления каждый пользователь вовлечен в процесс реализации проекта. Каждый руководитель проекта имеет панель управления в режиме реального времени. На основе онлайн отчетов, формируемых системой, топ — менеджмент компании контролирует соответствие портфеля проектов стратегии и ресурсам организации, бюджет и расходование бюджета по каждому проекту в отдельности и по портфелю проектов в целом, оперативно реагируя на любые отклонения от плана выполнения проекта и принимая конструктивные решения по дальнейшему развитию компании. Наглядные графические отчеты отражают полную картину деятельности компании. Внедряйте системы управления проектов — это повысит эффективность и прибыльность Вашего бизнеса!

♦♦♦

С Днем Победы!

9 мая — праздник с историей. Пусть не сотрутся из нашей памяти победные дни сорок пятого. Пусть мир будет крепким, отношения между странами добрососедскими, а между людьми царит взаимопонимание. Пусть дети узнают об ужасах войны лишь по истертым временем хроникам. С Великим праздником, который отмечает вся страна!

 

Единый календарь событий

Системы управления проектами позволяют создать в компании единую версию «правды», за счет совмещения в себе функций CRM-системы. При заполнении информационного портала проекта ответственными сотрудниками, в компании формируется единый календарь событий по текущему портфелю  проектов.
Преимущества:

Для Директора

  • Единая панель мониторинга всех проектов компании с возможностью оперативного анализа отклонений и принятия управленческих решений;
  • Создание единой области хранения документов;
  • Создание единого информационного пространства для проектной деятельности, объединяющего всех участников.

Для руководителя подразделения

  • Единый информационный портал подразделения
  • Возможность планировать и отслеживать загрузку персонала с учетом текущих поручений и проектных задач
  • Разграничение зон ответственности и отсутствие дублирования задач
  • Прозрачная мотивация сотрудников за участие в проектах
  • Контроль за реализацией проектов и текущих задач подразделения
  • Понимание влияния своих проектов на стратегию развития всей компании

Для руководителя проекта

  • Единый информационный портал проекта
  • Оперативное управление командой проекта, эффективные коммуникации
  • Контроль за ходом реализации проекта в режиме онлайн
  • Автоматическая подготовка отчетности для руководства
  • Совместная работа по разработке и согласованию документов
  • Прозрачность мотивации сотрудников за результаты выполнения задач

Для рядового сотрудника

  • Удобная среда для взаимодействия с руководством и коллегами
  • Стирание географических границ в компании
  • Простой инструмент для планирования рабочего времени и отражения статусов задач
  • Прозрачная мотивация за выполненные задачи, понимание своего вклада в достижение общих целей компании

Оптимизация рабочего времени

Устали от частных совещаний? Все проекты реализуются в ручном режиме? Тратите много времени на сбор информации по текущим проектам? Как оптимизировать рабочее время, чтобы успевать в срок?
Эти и многие другие проблемы компаний решает внедрение в компанию систем проектного управления. Если раньше для оптимизации деятельности использовали модели бизнес-процессов, регламенты и должностные инструкции, то теперь на основании данных, хранящихся в информационных системах, можно восстановить бизнес-процесс и провести его полноценный анализ. Механизм оптимизации деятельности заключается в выделении объекта управления и организации жизненного цикла проекта. Системы управления проектов  могут структурировать все текущие проекты. На совещаниях Вы будете обсуждать только отклонения от сроков, а также всегда будете знать исполнителя, ответственного за отклонения от плана. Вся текущая информация по проектам будет отображаться системой в табличных и графических формах. На основании данных, сформированных системой, руководитель будет понимать стоимость проекта и  загруженность ресурсов. Системы управления проектов позволяют освободить время для стратегического управления компанией, а не «тушить пожары».

__________________________________________________________

Налоговое бремя для пенсионеров в 2019 году

В наступившем году усиливается контроль налоговых органов за пенсионерами, имеющими на счетах денежные средства. Эта новость затрагивает нас  самым непосредственным образом – в группе компаний RsDC работают в том числе пенсионеры и люди предпенсионного возраста. Поэтому мы решили разобраться с нюансами вместе с вами.

Счета пенсионеров собираются внимательно проверять и возможно некоторым могут  грозить штрафы за невыплаченные налоги, либо за несвоевременное информирование контролирующих органов о полученных средствах, с которых следовало бы уплатить налоги в  российский бюджет.

Граждан, находящихся на пенсии, пока только вызывают для объяснений в территориальные налоговые органы. Но это, так сказать, первый шаг в выяснении вопроса о законности появления денег на счетах пенсионеров. При этом пенсионер обязан будет доказать, что денежные поступления не являются средствами, незаконным образом прошедшими мимо бюджета. Тем, кто не сможет доказать законное происхождение денежных поступлений, либо попадется на факте утаивания средств, подлежащих налогообложению, грозит наказание в виде штрафов. Размер штрафов будет разный: от 5% до 30% незадекларированного дохода, в зависимости от общего количества неуплаченных налогов.

В том случае, когда будет установлено и доказано, что пенсионер, получая постоянный доход, не платит налоги, то тогда ему может грозить штраф в размере 40 тысяч рублей, а само такое  действие гражданина будет подпадать под определение о незаконной предпринимательской деятельности.

Стоит отметить, что пенсионеры, несмотря на некоторые льготы, тем не менее, не освобождены от необходимости уплачивать налог на доход или производить отчисления в бюджет, занимаясь предпринимательской деятельностью.

Как показывает практика, к сожалению, многие пенсионеры совершают налоговые нарушения из-за низкой правовой грамотности, но одновременно с этим есть и такие, кто намеренно скрывает от налоговых органов свои доходы. Например, доход, получаемый от сдачи своей квартиры в аренду. Поэтому, чтобы избежать штрафов и разбирательств с налоговыми органами пенсионерам следует заранее рассчитывать сумму, подлежащую уплате в качества налога, а пенсионерам, получающим постоянный доход, следует определиться в принятии решения о регистрации в качестве предпринимателя или самозанятого пенсионера.
Надеемся, что наша информация полезна и Вы сможете защитить свои денежные средства.

Эксперт   А.В. Авлуков

♦♦♦

Что ждать предприятиям от СОУТ в 2019 году

С 1 января 2019 года организации, не успевшие провести Специальную Оценку Условий Труда или сокращенно — СОУТ, подпадают под действие положений Кодекса об административных правонарушениях, что грозит юридическому лицу штрафом  и даже приостановкой деятельности.  Многие малые и средние предприятия, по различным причинам не провели специальную оценку условий труда до 31 декабря 2018. Несмотря на это, по информации «Роструда», оштрафованы в 2019 году будут не все предприятия «опоздавшие» с проведением у себя СОУТ. Штраф грозит только тем предприятиям, которые инспекция труда проверит в 2019 году по плану и какую-то часть вне плана.  А вот в так называемом «автоматическом» режиме предприятия начнут штрафовать уже с 2020 года. При этом основным критерием будет являться наличие на предприятиях рабочих мест, существующих больше года, по которым в Федеральной государственной информационной системе учета результатов проведения специальной оценки условий труда нет никакой информации. В 2019 году Минтруд начнет выявлять предприятия, которые не провели СОУТ, с помощью автоматизированных проверок. Инспекция труда будет сравнивать базы предприятий налоговой службы, пенсионного фонда и ФГИС. Предприятиям, которые не провели СОУТ, направят предостережение о недопустимости нарушения законодательства и дадут полгода на проведение спецоценки. Но такую отсрочку, подчеркиваю, получат только те организации, нарушения в которых будут выявлены с помощью автоматизированной проверки.

Еще хотел бы обратить внимание на несколько важных моментов:

  1. После проведения специальной оценки условий труда на предприятии необходимо создать и подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, включив в него результаты СОУТ, поскольку нарушение порядка составления трудовых договоров, в частности отсутствие в них существенного условия, в том числе результатов СОУТ влечет за собой штраф в размере от 50 000 до 100 000 рублей.
  2. Предусмотреть предоставление или отмену гарантий и компенсаций работникам с момента утверждения результатов СОУТ, поскольку нецелевое расходование средств влечет за собой штраф от 5% до 25% средств, использованных не по целевому назначению.
  3. Создать перечень работников, которым необходимо проводить медицинские осмотры как при приеме на работу — предварительные, так и в процессе трудовой деятельности – периодические, поскольку допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке медосмотров, влечет за собой штраф от 110 000 до 130 000 рублей.
  4. Обеспечить работников средствами индивидуальной защиты, поскольку необеспечение работников средствами индивидуальной защиты, влечет за собой штраф в размере от 130 000 до 150 000 рублей.

И в завершение обращаюсь к руководителям предприятий:  «Не откладывайте проведение специальной оценки условий труда! Поскольку это рано или поздно приведет к нежелательным последствиям со стороны надзорных органов, а именно к штрафным санкциям и даже к приостановке деятельности предприятия».

 Эксперт А.В. Авлуков

 

♦♦♦

Ораторское искусство для педагогов

Для учителя четкость произношения — профессиональная необходимость, способствующая правильному восприятию учениками речи педагога. Дикция — ясность и четкость в произнесении слов, слогов, звуков. Она зависит от слаженной и энергичной работы всего речевого аппарата, который включает губы, язык, челюсти, зубы, твердое и мягкое небо, голосовые связки.

Совершенствование дикции связано, прежде всего, с отработкой артикуляции — движения органов речи. Этому служит специальная гимнастика, которая включает упражнения для разминки речевого аппарата и упражнения для правильной отработки каждого звука.

Одним из главных навыков современного человека является — навык общения, диалога, умение выражать свои мысли с помощью слова.

Успешному человеку необходимо обладать прекрасными ораторскими способностями. В чем важность ораторского мастерства для учителя? Это лучший способ выразить и донести школьникам учебный материал, лучший способ воздействия и убеждения.

Ораторское искусство — это один из немногих видов искусства, которое вторгается в жизнь каждого человека, потому что наша жизнь строится на общении. Практически все люди — хотят они того или нет — в разной степени владеют искусством публичного выступления с целью убеждения, а оно зависит от того, насколько много времени уделяют они совершенствованию своей ораторской речи.

С помощью тренингов и занятий легче добиться взаимопонимания со стороны учеников и коллег, избавиться от страха публичных выступлений, прийти к пониманию осознанной речи и начать получать удовольствие от общения и презентаций.

Ораторское искусство и Техника речи есть основа основ речевого звучания на всем протяжении жизни каждого человека!

♦♦♦